Ärzte und Psychotherapeuten sind gesetzlich verpflichtet, die ePA mit bestimmten Informationen zu befüllen. Diese beziehen sich auf Daten, die im Rahmen der konkreten aktuellen Behandlung des Patienten erhoben wurden und elektronisch vorliegen. Voraussetzung ist, dass der Patient nicht festgelegt hat, dass er bestimmte Informationen, die der Arzt einstellen muss, nicht in seiner ePA haben will, zum Beispiel die Befunde.

Daten, die die Ärzte ab 2025 in die ePA übertragen müssen sind:

• Befunde aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
• eigene Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
• Laborbefunde
• eArztbriefe

Weitere Dokumente, wie z.B. der elektronische Medikationsplan als MIO sowie Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit werden nach und nach folgen.

Es gibt Daten, die nur auf Wunsch des Patienten in die ePA eingepflegt werden müssen. Voraussetzung ist auch wieder, dass die Daten in der konkreten aktuellen Behandlung durch den Arzt oder Psychotherapeuten erhoben und elektronisch verarbeitet wurden. Zudem muss der Patient in die Übermittlung und Speicherung der Daten in der ePA eingewilligt haben und der Arzt diese Einwilligung nachprüfbar in seiner Behandlungsdokumentation protokolliert haben.

Das Einpflegen solcher "Wunsch-Daten" wird zum Start der neuen ePA technisch allerdings noch nicht immer möglich sein.

Diese Daten sind im Rahmen der konkreten aktuellen Behandlung des Patienten auf Wunsch des Patienten einzupflegen:

• Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP)
• eAU (Patienten-Kopie)
• Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende  
• Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen  
• Elektronische Kopie der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Primärdokumentation

Die elektronische Medikationsliste (eML) und die Abrechnungsdaten der Krankenkassen werden automatisch in die ePA eingestellt.

Die eML enthält alle Arzneimittel, die nach Anlegen der ePA per eRezept verordnet und von der Apotheke ausgegeben wurden. Die Verordnungs- und Dispensierdaten fließen automatisch vom eRezept-Server in die ePA des Versicherten.

Die Krankenkasse des Versicherten stellt weiter die Daten zu den bei einem Arzt oder Psychotherapeuten in Anspruch genommenen Leistungen automatisch in der ePA bereit. Hierbei handelt es sich um die Abrechnungsdaten der Praxen inklusive der ICD-Codes.

Patienten können selbst bestimmte Informationen in ihre ePA einstellen. Beispiele sind Daten aus DiGAs, Gesundheits- und Fitnessdaten, die mit sogenannten Wearables wie Fitness-Trackern erfasst werden, oder eigene Aufzeichnungen (z.B. Tagebuch zur Blutdruckmessung) und ältere Papierbefunde.

Ist dem Versicherten das Einpflegen von Informationen in Papierform (z.B. ältere Papierbefunde) nicht möglich, hat er mit der neuen ePA ab 2025 einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass seine Krankenkasse medizinische Dokumente, die auf Papier vorliegen, digitalisiert, wenn er es wünscht. Möglich ist das zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente.

Eine Einsichtnahme des behandelnden Arztes oder Psychotherapeuten in die ePA ist jedoch nach einem ärztlich gebotenen Sorgfaltsmaßstab nur dann erforderlich, wenn in der spezifischen Behandlungssituation und auf der Grundlage des Patientengesprächs relevante Zusatzinformationen zu erwarten sind. Eine anlasslose Ausforschungspflicht, dass der Arzt oder Psychotherapeut routinemäßig in die ePA schauen muss, gibt es nicht. Grundlage der ärztlichen Behandlung bleibt das anamnestische Gespräch.

Vertragsärzte und -psychotherapeuten sind verpflichtet, die Patienten beim Besuch in der Praxis darüber zu informieren, welche Daten sie im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung in die ePA übermitteln. Es ist außerdem Aufgabe der Praxis, die Patienten darauf hinzuweisen, dass sie einen Anspruch auf die Befüllung der Akte mit weiteren Daten haben. Wird dies gewünscht, muss die Praxis die Einwilligung des Patienten in der Behandlungsdokumentation erfassen.

Für hochsensible Daten, insbesondere zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen gilt:

• Patienten können im unmittelbaren Behandlungskontext widersprechen, dass diese Daten in die ePA eingestellt werden.
• Ärzte müssen die Patienten auf das Recht zum Widerspruch hinweisen.
• Der Widerspruch ist nachprüfbar in der Behandlungsdokumentation zu protokollieren.

Für Ergebnisse von genetischen Untersuchungen oder Analysen im Sinne des Gendiagnostikgesetzes gilt:

• Diese dürfen in der ePA nur gespeichert werden, wenn der Patient explizit eingewilligt hat.
• Die Einwilligung muss ausdrücklich in schriftlicher oder in elektronischer Form vorliegen.

Eine Arzt- oder Psychotherapiepraxis hat im Behandlungskontext standardmäßig Zugriff auf alle Inhalte der ePA eines Versicherten. Der "Behandlungskontext" wird durch Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) nachgewiesen. Hierdurch erhält die Praxis automatisch Zugriff auf die ePA-Inhalte für einen Zeitraum von 90 Tagen. Über die ePA-App kann der Versicherte auch den Zeitraum über die 90 Tage verlängern. Weiter kann er den Zugriff einer Praxis auf die Inhalte einer ePA aber vielfältig beschränken, indem er widerspricht, Inhalte verbirgt oder löscht.

Widerspruch gegen die Bereitstellung der ePA

Versicherte haben grundsätzlich die Möglichkeit, der Einrichtung und Bereitstellung einer ePA durch ihre Krankenkasse zu widersprechen. Aber auch später ist jederzeit ein Widerspruch möglich. Die Krankenkassen sind in diesem Fall verpflichtet, die ePA inklusive aller Daten zu löschen.

Widerspruch gegen bestimmte Anwendungsfälle

Versicherte haben nicht nur die Möglichkeit, die ePA komplett abzulehnen, sie können auch einzelnen Anwendungsfällen widersprechen. Unter Anwendungsfällen sind die entsprechenden Daten und Dokumente zu verstehen, die Ärzte laut Gesetz in die ePA einstellen müssen.

Widerspruch per ePA-App oder Ombudsstelle

Der Widerspruch gegen einzelne Anwendungsfälle kann durch den Versicherten über die ePA-App oder über eine Ombudsstelle bei der Krankenkasse erfolgen. Die Krankenkassen sind verpflichtet, entsprechende Apps bereitzustellen sowie Ombudsstellen einzurichten.

Die ePA wird, wie die Vorgängerversionen der ePA, über das Praxisverwaltungssystem (PVS) genutzt. Die Software-Hersteller sind verpflichtet, den Praxen bis zum 15. Januar 2025 ein aktuelles PVS-Modul für die ePA in der Version 3.0 bereitzustellen.

Folgende Voraussetzung müssen ab 15. Januar 2025 in der Praxis vorhanden sein:

• PVS-Modul für ePA 3.0 (aktuell noch nicht durch die PVS-Hersteller lieferbar)
• Anschluss an die TI
• ePA-Konnektor-Update (PTV 4)
• eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) der zweiten Generation für die qualifizierte elektronische Signatur

Das Erfassen, Verarbeiten und Speichern von Daten auf der ePA wird Ärzten und Psychotherapeuten entsprechend vergütet. Dazu stehen verschiedene Gebührenordnungspositionen (GOP) zur Verfügung.

Ausführlich wird dies auf der Internetseite der KBV erklärt unter >> Abschnitt "Vergütung: Befüllen der ePA"